Perencanaan Kebutuhan Pengadaan

Perencanaan kebutuhan merupakan pintu awal dari rangkaian proses pengadaan barang/jasa. Oleh karena posisinya sebagai entry point, perencanaan kebutuhan ini memiliki posisi strategis dan sangat menentukan dalam keberhasilan baik proses maupuan hasil dari pengadaan. Bahkan terminologi pengadaan dalam Perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya secara terang menyebutkan perencanaan kebutuhan dalam pasal 1 ayat (1) yang inheren dalam definisi pengadaan barang/jasa pemerintah.

Dalam penjelasan Perpres juga menguraikan perencanaan kebutuhan pengadaan yang kurang baik menjadi salah satu kendala dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah selain persoalan  pengesahan anggaran yang terlambat, tidak segera dilaksanakannya pengumuman pelaksanaan pemilihan penyedia, hingga belum meratanya kompetensi dari pengelola pengadaan.

Urgensi perencanaan kebutuhan secara komprehensif pada kenyataannya belum sepenuhnya terakomodir dalam regulasi yang berkaitan dengan pengadaan barang jasa. Yang ada hanya teknis pengumuman rencana umum pengadaan yang dilakukan oleh pengguna anggaran (PA). Mekanisme pengumuman ini diatur lebih detail dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Perencanaan kebutuhan adalah salah satu mata rantai dalam perencanaan pengadaan. Perencanaan pengadaan juga sekurangnya memuat ruang lingkup kegiatan pengadaan, analisa pasar penyedia barang jasa, identifikasi resiko dan penentuan metode pengadaan. Mengacu pada konsep dasar perencanaan, perencanaan kebutuhan merupakan proses pengambilan keputusan atas sejumlah alternatif (pilihan) mengenai unsur-unsur yang harus dipenuhi terhadap barang/jasa guna mencapai tujuan yang dikehendaki.

Dalam memulai perencanaan kebutuhan, perlu secara mendalam dipahami beberapa unsur dasar kebutuhan yakni pertama, karakteristik dari barang/jasa yang dibutuhkan. Barang/jasa yang ditentukan harus selaras dengan tujuan pengadaan. Karakteristik ini menyangkut jenis/bentuk produk,  kualitas dan kuantaitas serta kualifikasi produk, kondisi ketersediaan dan kontinuitas barang/jasa, life-cycle cost (biaya siklus hidup produk), adanya barang/jasa alternatif atau pengganti, dan opsi penggambungan jasa dan barang.

Unsur kedua berkaitan dengan sifat dan skala kebutuhan. Pada unsur kedua ini dipahami apakah produk yang dibutuhkan bersifat rutin, musiman atau pengadaan yang dilakukan hanya sekali. Sifat produk ini juga berhubungan dengan skala kebutuhan yang menguraikan seberapa sering barang/jasa digunakan. Dalam unsur ini juga ditentukan dimensi waktu yang berkaitan dengan kapan barang/jasa dibutuhkan dan jangka waktu pemenuhannya. Kesalahan dalam menentukan sifat dan skala kebutuhan akan berdampak pada akuntabilitas pengadaan.   

Unsur ketiga yakni anggaran dan sumber daya yang tersedia. Pemetaan sumberdaya yang ada menjadi bahan pertimbangan apakah kebutuhan barang/jasa yang akan diadakan termasuk dalam kategori sangat mendesak atau tidak. Apakah sumber daya yang ada sudah cukup dan dapat dioptimalkan sehingga tidak perlu dilakukan pengadaan. Hal ini penting karena berhubungan dengan alokasi anggaran publik yang harus cermat dan jelas peruntukan dan pemanfaatannya. Terkait dengan pemenuhan kebutuhan barang/jasa, ketersediaan anggaran saat ini atau anggaran tahunan atau perkiraan anggaran untuk belanja barang/jasa menjadi keharusan termasuk sumber anggarannya.    

Kebutuhan terhadap barang/jasa yang tepat tertuang dalama analisa kebutuhan yang merupakan dokumen tertulis. Dokumen analisa kebutuhan ini yang menjadi penentu bagi PA/PPK merumuskan persyaratan-persyaratan pengadaan barang/jasa.  “Persyaratan” beda dengan “keinginan”. Persyaratan adalah unsur-unsur yang teridentifikasi dan terukur yang menjadi kebutuhan dasar dalam pemenuhan barang/jasa. Sementara “keinginan” adalah kepentingan subyektif dari stakeholder yang berpotensi mengabaikan kebutuhan nyata.

Dokumen persyaratan yang sesuai dengan analisa kebutuhan akan menjawab persoalan pertentangan kepentingan yang tidak jarang terjadi baik dalam proses perencanaan maupun dalam pemilihan barang/jasa. Kemudian dapat mendorong partisipasi dan kompetisi yang sehat antar penyedia serta terpenuhinya asas keadilan dan akuntabilitas publik.

Dokumen terkait dengan perencanaan kebutuhan ini umumnya termaktub dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK)/term of references (TOR).  Namun tidak jarang dituangkan kembali dalam bentuk dokumen spesifikasi teknis, dokumen syarat-syarat teknis, dokumen kuantitas dan harga termasuk dokumen harga perkiraan sendiri (HPS).  

Perencanaan kebutuhan yang dilakukan oleh PA/PPK dilakukan melalui 2 (dua) cara yakni secara mandiri (pendekatan internal institusional) dan menggunakan jasa pihak ketiga. Hal ini sangat tergantung dengan kompleksitas kebutuhan yang direncanakan. Akan tetapi pada hakikatnya, munculnya jasa pihak ketiga ini juga berangkat dari analisa kebutuhan secara mandiri yang dilakukan oleh pihak PA/PPK yang secara teknis dapat dibantu oleh tim teknis.

Harus diakui bahwa perencanaan kebutuhan yang dilakukan selama ini membutuhkan perbaikan dan penyempurnaan. Kendala pemahaman yang belum komprehensif, keterbatasan sumber daya manusia serta dimensi waktu yang kurang memadai, memungkinkan analisa kebutuhan ini belum “siap saji” untuk dilakukan proses pengadaan lebih lanjut. Kita berkeinginan menghindari KAK/TOR yang disajikan hampir semua diadopsi dari kegiatan tahun-tahun sebelumnya atau sekedar memodifikasi redaksional dan teknis.

Untuk itu penting dilakukan upaya-upaya intensif untuk mendorong perencanaan kebutuhan yang akuntabel. Standar operasional prosedur (SOP) dalam analisa kebutuhan barang/jasa, peningkatan kapasitas SDM, serta perencanaan waktu yang baik dalam proses penyusunan kebutuhan ini  perlu untuk dikedepankan. Secara makro, dimungkinkan adanya kebijakan dalam bentuk Peraturan Kepala Daerah yang secara menyeluruh mengatur ketentuan dan prosedur perencanaan kebutuhan pengadaan barang/jasa.

Penulis: 
Edi Setiawan, SP, M.Si
Sumber: 
Biro Layanan Pengadaan Setda. Prov. Kep. Bangka Belitung

Artikel

13/02/2018 | Biro Layanan Pengadaan Setda. Prov. Kep. Bangka Belitung
27/01/2018 | Biro Layanan Pengadaan Setda. Prov. Kep. Bangka Belitung
25/01/2018 | Biro Layanan Pengadaan Setda. Prov. Kep. Bangka Belitung
27/01/2018 | Edi Setiawan, SP., M.Si
25/01/2018 | Edi Setiawan, SP., M.Si
13/02/2018 | Edi Setiawan, SP, M.Si